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Das Kanban Framework

Auf deinem Weg zu einem effizienten Consultant ist das Verständnis verschiedener Arbeitsmanagementsysteme wichtig. Ein solches System, welches vor allem in der Welt der Technologie und der Dienstleistungen einen tiefgreifenden Einfluss ausgeübt hat, ist Kanban.

Bevor wir uns mit den aktuellen Anwendungen davon beschäftigen, ist es wichtig, seine Ursprünge zu kennen. Kanban wurde in den späten 1940er Jahren in der Toyota-Fabrik in Japan entwickelt. Taiichi Ohno, ein Wirtschaftsingenieur bei Toyota, führte Kanban ein, um die Fertigungseffizienz zu verbessern. Das Wort "Kanban" bedeutet im Englischen "Billboard" oder "Signboard", was den visuellen Charakter des Systems unterstreicht. Ohno ließ sich vom Supermarktmodell inspirieren, bei dem die Warenbestände ersetzt werden, sobald sie aufgebraucht sind. Er wandte das gleiche Prinzip auf die Produktionslinien von Toyota an, um die Lagerbestände effektiv an den tatsächlichen Verbrauch von Teilen anzupassen. Die Einführung von Kanban führte zu erheblichen Produktivitäts- und Effizienzsteigerungen bei Toyota und legte den Grundstein für das, was wir heute als "Lean Manufacturing" bezeichnen.

Heute hat sich Kanban über die Fertigung hinaus weiterentwickelt und hat seinen Weg in die Technologie- und Dienstleistungsbranche gefunden. Das System, das seinen Ursprüngen treu geblieben ist, wurde entwickelt, um die Effizienz zu maximieren, den Arbeitsaufwand zu begrenzen und vor allem die Arbeit zu visualisieren. Abgeleitet vom japanischen Wort für "visuelles Signal" ist Kanban ein wirksames Instrument, um nicht greifbare oder nicht sichtbare Arbeit verständlicher zu machen.

Wenn du den Ursprung und die Entwicklung von Kanban verstehst, kannst du als Berater die Anwendbarkeit in verschiedenen Branchen besser einschätzen und die Prinzipien zur Verbesserung der betrieblichen Effizienz in verschiedenen Projekten nutzen. Es ist auch wichtig zu wissen, dass Kanban ein Prozessmanagementsystem ist, das die Entscheidungsfindung auf kollaborative Weise unterstützt.

Inhaltsverzeichnis

Verständnis der Kanban-Prinzipien

Verwendung von Kanban-Boards

Die visuelle Macht der Kanban-Karten

Verständnis von Flow und Lead Time

Warum sollte ich über Kanban Bescheid wissen, wenn ich IT-Berater werden will?

Verständnis der Kanban-Prinzipien

Eines der bestimmenden Merkmale von Kanban ist die Beibehaltung der bestehenden Arbeitsstrukturen. Kanban ist keine disruptive Kraft wie Scrum; es ist eine Reihe von vier Prinzipien, die die aktuellen Rollen und Verantwortlichkeiten respektieren und sich so leicht in deinen aktuellen Arbeitsablauf integrieren lassen.
Der Schwerpunkt liegt auf der Verbesserung des Arbeitsflusses, nicht auf der Änderung der bestehenden Arbeitsabläufe. Dieser pragmatische Ansatz ermutigt die Führungskräfte auf allen Ebenen und fördert das Engagement des gesamten Teams für die Umsetzung von Kanban.
Wenn dir diese Grundsätze zusagen, möchtest du vielleicht den ersten Schritt in die Kanban-Welt machen, indem du ein Kanban-Board erstellst.

Eine visuelle Darstellung der vier zentralen Kanban-Prinzipien: 1. Arbeitsablauf visualisieren, 2. Work-in-Progress begrenzen, 3. Fokus und Fluss, 4. Kontinuierliche Verbesserung – passend zum erklärenden Text über die Integration von Kanban in bestehende Arbeitsprozesse.

Verwendung von Kanban-Boards

Ein Kanban-Board ist ein visuelles Hilfsmittel, das dazu dient, die verschiedenen Arbeitsphasen von der Entstehung bis zur Fertigstellung zu kategorisieren. Dieser Prozess des Übergangs von Aufgaben von einer Phase zur anderen wird als "Arbeitsablauf" bezeichnet. Jede Phase des Arbeitsablaufs wird durch eine Spalte auf der Kanban-Tafel dargestellt.
Kanban-Tafeln sind so einfach oder so komplex wie nötig. In der Regel empfiehlt es sich, mit einfachen Tafeln zu beginnen. Bei Bedarf können weitere Spalten hinzugefügt werden, um zusätzliche Phasen des Arbeitsablaufs darzustellen. Digitale Tools wie Trello und Jira, aber auch physische Tafeln an Wänden oder Whiteboards können als Kanban-Tafeln dienen.

Die visuelle Macht der Kanban-Karten

Die Grundeinheiten jeder Kanban-Tafel sind Kanban-Karten. Jede Karte steht für eine Arbeitsaufgabe und wird im Laufe des Arbeitsablaufs über die Tafel verschoben. Jede Karte sollte einen Titel, eine Beschreibung und einen Besitzer haben. Sie kann auch zusätzliche Details wie Fälligkeitstermine enthalten.
Es ist wichtig, dass die Aufgaben, die durch Kanban-Karten dargestellt werden, eine überschaubare Größe haben. Ist eine Karte zu groß, könnte sie stagnieren und den Arbeitsablauf behindern. Eine zu kleine Karte könnte chaotisch und schwer zu handhaben sein.
Die Verwendung von Karten auf diese Weise hat mehrere Vorteile. So werden beispielsweise Engpässe im Arbeitsablauf sichtbar, wenn sich die Karten zu stapeln beginnen, und mit der Zeit können die Teams die Größe der Aufgaben, die effizient bearbeitet werden können, besser einschätzen.

Eine einfache Kanban-Board-Darstellung mit vier Spalten: Priorisierte Aufgaben (To-Do-Liste), In Bearbeitung, Validierung und Abgeschlossen – veranschaulicht die Workflow-Phasen im Kanban-System.

Verständnis von Flow und Lead Time

Flow" bezieht sich auf den reibungslosen Übergang von Aufgaben aus dem Backlog in den Zustand "erledigt". Durch die Visualisierung des Arbeitsprozesses hilft Kanban den Teams, diesen Fluss zu verbessern und die Produktivität zu steigern.
Sobald die Teams das Konzept des Flusses beherrschen, ist die nächste zu berücksichtigende Kennzahl die Durchlaufzeit (Cycle Time). Die Durchlaufzeit misst die Zeit, die eine Karte benötigt, um den gesamten Arbeitsablauf zu durchlaufen, vom Beginn der Arbeit an der Karte bis zu dem Zeitpunkt, an dem sie fertiggestellt und an den Kunden geliefert wird.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass das Verständnis und die Umsetzung des Kanban-Systems die Effizienz als Berater erheblich steigern kann. Durch die Visualisierung der Arbeit, die Verwaltung von Aufgaben und die Optimierung des Arbeitsflusses kann Kanban selbst in den chaotischsten Arbeitsumgebungen (denke an die Stacey-Matrix) für Abhilfe sorgen.

Ein Diagramm, das den Unterschied zwischen Lead Time und Cycle Time in einem Arbeitsprozess zeigt. Die Lead Time misst die Zeit von der Kundenanfrage bis zur Wertlieferung, während die Cycle Time die Zeitspanne vom Arbeitsbeginn des Teams bis zur Lieferung darstellt.

Warum sollte ich über Kanban Bescheid wissen, wenn ich IT-Berater werden will?

Das Kanban-System zu verstehen und zu nutzen, kann für IT-Berater besonders vorteilhaft sein. In der sich ständig weiterentwickelnden Welt der IT, in der mehrere Aufgaben und Projekte gleichzeitig ablaufen, kann die visuelle Natur von Kanban bei der Verwaltung komplexer Arbeitsabläufe erheblich helfen. Es kann dazu beitragen, Engpässe frühzeitig zu erkennen, was es dir als Berater ermöglicht, Prozesse zu rationalisieren und die Produktivität zu steigern.

Darüber hinaus können Consultants durch die Messung der Vorlaufzeit wertvolle Einblicke in die Projektzeitpläne gewinnen und so die Fähigkeit zur genauen Planung und Vorhersage verbessern. Infolgedessen kannst du deinen Kunden verlässlichere Kostenvoranschläge unterbreiten, was die Kundenzufriedenheit und das Vertrauen stärkt. Darüber hinaus ermöglicht die Anpassungsfähigkeit von Kanban seinen Einsatz in einer Vielzahl von IT-Projekten und während digitaler Transformationsprozesse, unabhängig von den verwendeten Methoden, sei es Agile, Scrum oder andere. Ein fundiertes Verständnis von Kanban gibt IT-Beratern daher ein vielseitiges Werkzeug an die Hand, mit dem sie ihre Effizienz steigern und bessere Ergebnisse für ihre Kunden erzielen können.

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Blue-Ocean-Strategie

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Die Blue-Ocean-Strategie, entwickelt von W. Chan Kim und Renée Mauborgne in ihrem Buch "Blue Ocean Strategy" (2005), stellt das traditionelle Geschäftsdenken auf den Kopf. Sie zielt darauf ab, unentdeckte Märkte zu erschließen – die "blauen Ozeane" – in denen Unternehmen allein agieren und so den Wettbewerb vermeiden. Das Ergebnis? Mehr Wachstum und höhere Gewinne.Im Gegensatz dazu steht der "rote Ozean" – der bereits überfüllte Marktraum, in dem der Wettbewerb hart ist und Unternehmen ständig versuchen, ihre Konkurrent:innen zu übertreffen. Das führt oft zu sinkenden Gewinnen und begrenztem Wachstum. 🌊Die Blue-Ocean-Strategie bedeutet daher eine Abkehr von diesem destruktiven Wettbewerb hin zu einer konstruktiveren, kreativen Form der Marktentwicklung. Sie ermutigt Unternehmen, über die bekannten Grenzen der Branche hinauszugehen und neue Märkte zu schaffen, wodurch der Wettbewerb irrelevant wird.

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Lean Management

Grundlegende Business-Begriffe

Lean Management ist eine aus dem Toyota-Produktionssystem (TPS) abgeleitete Methodik. Es konzentriert sich auf die Reduzierung von Verschwendung (nicht wertschöpfende Tätigkeiten), um den Kundennutzen zu erhöhen. Die Methode stützt sich auf die kontinuierliche Verbesserung (Kaizen) und den Respekt vor den Menschen als Grundprinzipien und fördert Effizienz, Reaktionsfähigkeit sowie Qualität durch die Beseitigung von Verschwendung in Prozessen, Produkten und Dienstleistungen. Somit ist sie ein ebenso agiler Ansatz wie zum Beispiel Scrum oder Kanban.Vor- und Nachteile von Lean ManagementWenn du dich mit Lean Management befassen willst, ist es wichtig neben den Vorteilen auch die Nachteile zu kennen. Diese entstehen, wenn der Ansatz nicht richtig angewendet wird oder die Personen im Unternehmen ihn nicht korrekt befolgen. Im Folgenden findest du einen kurzen Überblick über die wichtigsten Vor- und Nachteile von Lean Management:Vorteile:Effizienzverbesserung: Da der Schwerpunkt auf der Beseitigung von Verschwendung liegt, kann Lean Management zu einer höheren Effizienz führen, sodass Unternehmen mit weniger Mitteln mehr erreichen können.Kostenreduzierung: Weniger Verschwendung bedeutet niedrigere Kosten, was die Rentabilität verbessern kann.Höhere Kundenzufriedenheit: Das Ziel von Lean Management ist es, dem Kunden einen höheren Wert zu bieten, was zu einer höheren Kundenzufriedenheit führen kann.Verbesserte Qualität: Lean Management legt den Schwerpunkt auf die Identifizierung und Lösung von Problemen direkt an der Quelle, was zu einer Verbesserung der Produkt- oder Dienstleistungsqualität führen kann.Befähigung der Mitarbeiter: Das Lean Management schätzt den Beitrag der Mitarbeiter und ermutigt sie, Probleme zu erkennen und zu lösen, was ein Gefühl der Eigenverantwortung und des Engagements fördert.Nachteile:Herausforderungen bei der Umsetzung: Die Einführung von Lean Management erfordert eine erhebliche Veränderung der Unternehmenskultur, was schwierig und zeitaufwendig sein kann (vgl. Opportunitätskosten).Kurzfristiger Fokus: Einige Kritiker argumentieren, dass die Konzentration auf Effizienz und Abfallreduktion zu kurzfristigem Denken führen kann, das möglicherweise auf Kosten langfristiger strategischer Ziele geht.Risiko der Überstandardisierung: Die Standardisierung ist zwar ein Schlüsselelement eines schlanken Managements, aber wenn sie nicht gut gehandhabt wird, kann sie zu einem Mangel an Kreativität und Innovation führen.Stress für die Mitarbeiter: Der ständige Druck, sich zu verbessern und Verschwendung zu beseitigen, kann zu erhöhtem Stress bei den Mitarbeitern führen.Mögliche Qualitätsmängel: Wenn die Lean-Management-Praktiken nicht ordnungsgemäß umgesetzt oder überwacht werden, können sie zu Qualitätsproblemen führen, da die Ressourcen reduziert werden. FazitDas Verständnis von Lean Management ist für Consultants in allen Branchen unerlässlich. Als Methode, die sich auf die Beseitigung von Verschwendung und die Maximierung des Kundennutzens konzentriert, ist sie ein effektives Werkzeug im Arsenal eines jeden Beraters, um die organisatorische Transformation voranzutreiben. Consultants, welche die Lean-Management-Prinzipien kennen, können Unternehmen strategische Einblicke geben und sie dabei unterstützen, ihre Effizienz zu steigern, Kosten zu senken und die Kundenzufriedenheit zu erhöhen.Es ist jedoch ebenso wichtig, die mit der Lean-Management-Implementierung verbundenen Herausforderungen zu verstehen. Die Umstellung auf eine schlanke Unternehmenskultur erfordert einen umfassenden organisatorischen Wandel und ein durchdachtes Gleichgewicht zwischen Effizienz und Innovation. Daher geht das Wissen eines Beraters im Lean Management über das bloße Verständnis des Konzepts hinaus. Es geht darum, die Kunst der Umsetzung zu beherrschen, potenzielle Fallstricke zu vermeiden und die Lean-Management-Prinzipien an die individuellen Bedürfnisse jedes Unternehmens anzupassen. Diese Fähigkeit wird letztendlich einen guten von einem hervorragenden Consultant unterscheiden.In einer Zeit, in der Unternehmen unter dem ständigen Druck stehen, mit weniger mehr zu leisten, ist Lean Management ein zielführendes Konzept, mit dem jeder Berater vertraut sein muss.

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Servant Leadership

Grundlegende Business-Begriffe

Der Begriff „Servant Leadership“, zu Deutsch „dienende Führung“, klingt zunächst ungewöhnlich. Normalerweise denkt man bei Führungskräften an Personen, die Befehle erteilen und den Kurs vorgeben. Doch bei diesem Ansatz ist es genau andersherum: Eine Führungskraft ist nicht die Person, die sagt, was zu tun ist, sondern die Person, die fragt, wie sie am besten unterstützen kann, damit das Team erfolgreich ist. Was bedeutet Servant Leadership genau?Es geht darum, dass sich eine Führungskraft darauf konzentriert, das Team zu fördern, zu unterstützen und Hindernisse aus dem Weg zu räumen. Sie stellt sicher, dass ihre Mitarbeitenden die richtigen Werkzeuge haben, sich wertgeschätzt fühlen und sich persönlich sowie fachlich weiterentwickeln können. Das Ziel? Ein Umfeld schaffen, in dem Mitarbeitende ihr Bestes geben können. Wenn es dem Team gut geht, geht es auch dem Unternehmen gut: Engagierte, motivierte und zufriedene Mitarbeitende sind kreativer, produktiver und bringen bessere Ergebnisse. ☺️ Der Ursprung des KonzeptsDer Begriff „Servant Leadership“ wurde von Robert K. Greenleaf in seinem Essay The Servant as Leader aus dem Jahr 1970 geprägt. Greenleaf arbeitete lange in der Telefongesellschaft AT&T und hatte die Möglichkeit, zahlreiche Führungskräfte zu beobachten. Dabei bemerkte er, dass die erfolgreichsten und inspirierendsten Führungskräfte diejenigen waren, die ihren Mitarbeitenden wirklich dienten und nicht nur Anweisungen gaben. Servant Leadership vs. andere FührungsstileEs gibt zwei Führungsstile, mit denen Servant Leadership häufig verglichen wird: die autoritäre und die transformationale Führung.Autoritäre Führung: Hier gibt die Führungskraft Befehle, die die Mitarbeitenden zu befolgen haben, und Entscheidungen werden hierarchisch getroffen. Kreativität und Mitarbeitereinbindung spielen nur eine geringe Rolle.Transformationale Führung: Bei diesem Ansatz ist die Führungskraft der Inspirator, die eine Vision verfolgt und das Team dafür begeistert. Das Hauptziel ist jedoch, die Vision der Führungskraft zu erfüllen. Im Gegensatz dazu steht beim Servant Leadership das Wohl und die Weiterentwicklung der Mitarbeitenden im Vordergrund – mit der Überzeugung, dass dies letztlich dem Unternehmen zugutekommt. Die zehn Merkmale eines Servant LeadersLarry C. Spears, ein führender Experte auf dem Gebiet des Servant Leadership, identifizierte zehn charakteristische Merkmale dieses Führungsstils:Zuhören: Servant Leader hören aktiv zu, um die Bedürfnisse und Sorgen ihrer Mitarbeitenden zu verstehen.Empathie: Sie zeigen echtes Mitgefühl und versuchen, sich in die Lage ihrer Mitarbeitenden zu versetzen.Heilung: Ein Servant Leader schafft ein unterstützendes Umfeld, in dem Mitarbeitende ihre Probleme offen ansprechen können.Selbstbewusstsein: Sie reflektieren ihr eigenes Verhalten und wissen, wie es sich auf andere auswirkt.Überzeugungskraft: Anstatt mit Autorität zu führen, überzeugen Servant Leader durch Dialog und Konsens.Weitsicht: Sie sind in der Lage, zukünftige Entwicklungen vorherzusehen und ihre Entscheidungen entsprechend zu treffen.Stewardship: Sie übernehmen Verantwortung für das Unternehmen und kümmern sich um dessen langfristige Entwicklung.Engagement für das Wachstum der Mitarbeitenden: Servant Leader fördern das persönliche und berufliche Wachstum ihrer Mitarbeitenden.Aufbau von Gemeinschaft: Sie fördern Teamarbeit und schaffen ein Gefühl der Zugehörigkeit.Gemeinschaftsbewusstsein: Ein Servant Leader denkt auch an das Wohl der Gemeinschaft und berücksichtigt die Auswirkungen von Entscheidungen auf die Gesellschaft.Diese Merkmale helfen, eine Arbeitsumgebung zu schaffen, in der Mitarbeitende ihr Potenzial entfalten können. Es ist jedoch nicht notwendig, dass jede Führungskraft alle zehn Merkmale perfekt beherrscht – entscheidend ist, dass ein ausgewogenes und auf die jeweilige Situation abgestimmtes Führungsverhalten entsteht. Wie Servant Leadership die Unternehmensleistung steigern kannDie Implementierung von Servant Leadership in einem Unternehmen kann die Arbeitskultur positiv verändern und die Leistung steigern. Hier einige praktische Schritte zur Einführung:Bewusstsein schaffen: Führungskräfte sollten sich intensiv mit dem Konzept auseinandersetzen, zum Beispiel durch Workshops oder Coaching.Führungskräfte als Vorbilder: Sie müssen die Prinzipien von Servant Leadership selbst vorleben – etwa durch aktives Zuhören und die Förderung von Mitarbeitenden.Mitarbeiter:innen-Feedback einholen: Ein kontinuierliches Feedbacksystem ist wichtig, um die Bedürfnisse der Mitarbeitenden zu verstehen und gezielt darauf einzugehen.Wachstumsförderung: Durch kontinuierliche Weiterbildung und Mentoring können Mitarbeitende in ihrer Entwicklung unterstützt werden.✨ Die Vorteile dieses Führungsstils sind vielseitig: Er steigert die Mitarbeiter:innenzufriedenheit, stärkt den Teamzusammenhalt und fördert Innovation. Mitarbeitende fühlen sich wertgeschätzt und sind motivierter, was sich positiv auf die Produktivität und Kreativität auswirkt. Herausforderungen bei der Umsetzung von Servant LeadershipNatürlich gibt es auch Herausforderungen, die berücksichtigt werden müssen:Zeitaufwand: Der Kulturwandel, den Servant Leadership mit sich bringt, braucht Zeit und Geduld.Missverständnisse: Manche könnten den Ansatz als Schwäche oder fehlende Autorität missverstehen.Balance finden: Besonders in stressigen oder schnelllebigen Situationen kann es schwierig sein, zwischen dem Dienen und der Notwendigkeit zu führen, schnelle Entscheidungen zu treffen. Wann ist Servant Leadership sinnvoll?Die Einführung von Servant Leadership macht besonders dann Sinn, wenn:Ein Kulturwandel im Unternehmen angestrebt wird, etwa hin zu mehr Zusammenarbeit und Innovation.Mitarbeiter:innenengagement ein Thema ist und die Zufriedenheit der Mitarbeitenden gesteigert werden soll.Teamarbeit und Zusammenhalt gestärkt werden sollen.

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