Auf deinem Weg zu einem effizienten Consultant ist das Verständnis verschiedener Arbeitsmanagementsysteme wichtig. Ein solches System, welches vor allem in der Welt der Technologie und der Dienstleistungen einen tiefgreifenden Einfluss ausgeübt hat, ist Kanban.
Bevor wir uns mit den aktuellen Anwendungen davon beschäftigen, ist es wichtig, seine Ursprünge zu kennen. Kanban wurde in den späten 1940er Jahren in der Toyota-Fabrik in Japan entwickelt. Taiichi Ohno, ein Wirtschaftsingenieur bei Toyota, führte Kanban ein, um die Fertigungseffizienz zu verbessern. Das Wort "Kanban" bedeutet im Englischen "Billboard" oder "Signboard", was den visuellen Charakter des Systems unterstreicht. Ohno ließ sich vom Supermarktmodell inspirieren, bei dem die Warenbestände ersetzt werden, sobald sie aufgebraucht sind. Er wandte das gleiche Prinzip auf die Produktionslinien von Toyota an, um die Lagerbestände effektiv an den tatsächlichen Verbrauch von Teilen anzupassen. Die Einführung von Kanban führte zu erheblichen Produktivitäts- und Effizienzsteigerungen bei Toyota und legte den Grundstein für das, was wir heute als "Lean Manufacturing" bezeichnen.
Heute hat sich Kanban über die Fertigung hinaus weiterentwickelt und hat seinen Weg in die Technologie- und Dienstleistungsbranche gefunden. Das System, das seinen Ursprüngen treu geblieben ist, wurde entwickelt, um die Effizienz zu maximieren, den Arbeitsaufwand zu begrenzen und vor allem die Arbeit zu visualisieren. Abgeleitet vom japanischen Wort für "visuelles Signal" ist Kanban ein wirksames Instrument, um nicht greifbare oder nicht sichtbare Arbeit verständlicher zu machen.
Wenn du den Ursprung und die Entwicklung von Kanban verstehst, kannst du als Berater die Anwendbarkeit in verschiedenen Branchen besser einschätzen und die Prinzipien zur Verbesserung der betrieblichen Effizienz in verschiedenen Projekten nutzen. Es ist auch wichtig zu wissen, dass Kanban ein Prozessmanagementsystem ist, das die Entscheidungsfindung auf kollaborative Weise unterstützt.
Eines der bestimmenden Merkmale von Kanban ist die Beibehaltung der bestehenden Arbeitsstrukturen. Kanban ist keine disruptive Kraft wie Scrum; es ist eine Reihe von vier Prinzipien, die die aktuellen Rollen und Verantwortlichkeiten respektieren und sich so leicht in deinen aktuellen Arbeitsablauf integrieren lassen.
Der Schwerpunkt liegt auf der Verbesserung des Arbeitsflusses, nicht auf der Änderung der bestehenden Arbeitsabläufe. Dieser pragmatische Ansatz ermutigt die Führungskräfte auf allen Ebenen und fördert das Engagement des gesamten Teams für die Umsetzung von Kanban.
Wenn dir diese Grundsätze zusagen, möchtest du vielleicht den ersten Schritt in die Kanban-Welt machen, indem du ein Kanban-Board erstellst.
Ein Kanban-Board ist ein visuelles Hilfsmittel, das dazu dient, die verschiedenen Arbeitsphasen von der Entstehung bis zur Fertigstellung zu kategorisieren. Dieser Prozess des Übergangs von Aufgaben von einer Phase zur anderen wird als "Arbeitsablauf" bezeichnet. Jede Phase des Arbeitsablaufs wird durch eine Spalte auf der Kanban-Tafel dargestellt.
Kanban-Tafeln sind so einfach oder so komplex wie nötig. In der Regel empfiehlt es sich, mit einfachen Tafeln zu beginnen. Bei Bedarf können weitere Spalten hinzugefügt werden, um zusätzliche Phasen des Arbeitsablaufs darzustellen. Digitale Tools wie Trello und Jira, aber auch physische Tafeln an Wänden oder Whiteboards können als Kanban-Tafeln dienen.
Die Grundeinheiten jeder Kanban-Tafel sind Kanban-Karten. Jede Karte steht für eine Arbeitsaufgabe und wird im Laufe des Arbeitsablaufs über die Tafel verschoben. Jede Karte sollte einen Titel, eine Beschreibung und einen Besitzer haben. Sie kann auch zusätzliche Details wie Fälligkeitstermine enthalten.
Es ist wichtig, dass die Aufgaben, die durch Kanban-Karten dargestellt werden, eine überschaubare Größe haben. Ist eine Karte zu groß, könnte sie stagnieren und den Arbeitsablauf behindern. Eine zu kleine Karte könnte chaotisch und schwer zu handhaben sein.
Die Verwendung von Karten auf diese Weise hat mehrere Vorteile. So werden beispielsweise Engpässe im Arbeitsablauf sichtbar, wenn sich die Karten zu stapeln beginnen, und mit der Zeit können die Teams die Größe der Aufgaben, die effizient bearbeitet werden können, besser einschätzen.
Flow" bezieht sich auf den reibungslosen Übergang von Aufgaben aus dem Backlog in den Zustand "erledigt". Durch die Visualisierung des Arbeitsprozesses hilft Kanban den Teams, diesen Fluss zu verbessern und die Produktivität zu steigern.
Sobald die Teams das Konzept des Flusses beherrschen, ist die nächste zu berücksichtigende Kennzahl die Durchlaufzeit (Cycle Time). Die Durchlaufzeit misst die Zeit, die eine Karte benötigt, um den gesamten Arbeitsablauf zu durchlaufen, vom Beginn der Arbeit an der Karte bis zu dem Zeitpunkt, an dem sie fertiggestellt und an den Kunden geliefert wird.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass das Verständnis und die Umsetzung des Kanban-Systems die Effizienz als Berater erheblich steigern kann. Durch die Visualisierung der Arbeit, die Verwaltung von Aufgaben und die Optimierung des Arbeitsflusses kann Kanban selbst in den chaotischsten Arbeitsumgebungen (denke an die Stacey-Matrix) für Abhilfe sorgen.
Das Kanban-System zu verstehen und zu nutzen, kann für IT-Berater besonders vorteilhaft sein. In der sich ständig weiterentwickelnden Welt der IT, in der mehrere Aufgaben und Projekte gleichzeitig ablaufen, kann die visuelle Natur von Kanban bei der Verwaltung komplexer Arbeitsabläufe erheblich helfen. Es kann dazu beitragen, Engpässe frühzeitig zu erkennen, was es dir als Berater ermöglicht, Prozesse zu rationalisieren und die Produktivität zu steigern.
Darüber hinaus können Consultants durch die Messung der Vorlaufzeit wertvolle Einblicke in die Projektzeitpläne gewinnen und so die Fähigkeit zur genauen Planung und Vorhersage verbessern. Infolgedessen kannst du deinen Kunden verlässlichere Kostenvoranschläge unterbreiten, was die Kundenzufriedenheit und das Vertrauen stärkt. Darüber hinaus ermöglicht die Anpassungsfähigkeit von Kanban seinen Einsatz in einer Vielzahl von IT-Projekten und während digitaler Transformationsprozesse, unabhängig von den verwendeten Methoden, sei es Agile, Scrum oder andere. Ein fundiertes Verständnis von Kanban gibt IT-Beratern daher ein vielseitiges Werkzeug an die Hand, mit dem sie ihre Effizienz steigern und bessere Ergebnisse für ihre Kunden erzielen können.
